Panduan ini menjelaskan langkah-langkah bagi mahasiswa untuk mengajukan beasiswa melalui menu Pengajuan Beasiswa setelah melengkapi biodata profil 100%.
Alur Utama Pengajuan Beasiswa
Proses pengajuan beasiswa di SICERDAS dilakukan dalam alur terstruktur sebagai berikut:
1. Prasyarat Pengajuan
Sebelum mengakses halaman pengajuan beasiswa, Anda wajib memenuhi prasyarat berikut:
Biodata Lengkap (100%): Anda telah menyelesaikan pengisian data diri, akademik, alamat, keluarga, dan rekening pada menu Biodata.
Terverifikasi PDDIKTI: Data akademik telah berhasil divalidasi ke sistem PDDIKTI .
Periode Pendaftaran Aktif: Pendaftaran hanya dapat dilakukan jika ada periode beasiswa yang sedang dibuka oleh pemerintah Kota Cilegon.
Jika biodata Anda belum lengkap, sistem akan menampilkan peringatan pemblokiran akses seperti di bawah ini:
Apabila melihat tampilan di atas, klik tombol Lengkapi Biodata terlebih dahulu.
2. Mengakses Menu Pengajuan Beasiswa
Setelah biodata lengkap 100% dan periode beasiswa dibuka, akses menu Pengajuan Beasiswa di bilah navigasi kiri. Anda akan disambut oleh informasi periode beasiswa aktif, tanggal penting pendaftaran, status pengajuan saat ini, serta progress kelengkapan berkas wajib:
3. Mengunduh Template Dokumen Resmi
Sistem menyediakan 3 template dokumen resmi dalam format PDF yang secara otomatis telah terisi (pre-filled) dengan informasi biodata Anda (Nama, NIM, Kampus, dsb).
Unduh template tersebut pada kartu Template Dokumen:
Template Surat Permohonan Pendaftaran: Surat pengajuan beasiswa ditujukan resmi kepada Wali Kota Cilegon.
Template Surat Pernyataan: Surat kesanggupan dan pernyataan kebenaran data yang wajib Anda tanda tangani di atas materai Rp10.000.
Template Surat Keterangan Domisili: Template surat keterangan domisili dari Ketua RT setempat.
Klik tombol Download PDF untuk mengunduh template masing-masing dokumen. Cetak dokumen tersebut, lengkapi tanda tangan (dan materai jika diminta), lalu scan kembali untuk diunggah.
4. Mengunggah Berkas Persyaratan
Lakukan pengunggahan dokumen kelengkapan syarat pada bagian Checklist Persyaratan:
Ketentuan File Dokumen
Format File: PDF, JPG, atau PNG.
Ukuran Maksimal: 1 MB (1.024 KB) per berkas.
Proses Unggah: Cukup klik area unggah berkas atau seret file Anda ke dalamnya. Proses unggah akan otomatis berjalan di latar belakang saat file dipilih.
Memahami Indikator Status Dokumen
Setiap file dokumen yang Anda unggah memiliki label status verifikasi:
Belum Diverifikasi (Abu-abu): Dokumen baru diunggah dan masuk antrean verifikasi oleh tim pemeriksa Kesra.
Valid (Hijau): Dokumen dinyatakan sesuai ketentuan dan diterima oleh verifikator.
Tidak Valid (Merah): Dokumen ditolak karena tidak sesuai ketentuan (misal: buram, salah dokumen, tanda tangan/materai kurang). Keterangan penolakan akan ditampilkan di bawah nama file.
5. Mengirimkan Pengajuan Beasiswa
Tombol Kirim Pengajuan hanya akan aktif (berwarna hijau sukses) apabila seluruh berkas persyaratan wajib (ditandai dengan badge "Wajib") telah terunggah minimal 1 dokumen dan indikator progress berkas wajib telah menunjukkan angka 100%.
Periksa kembali seluruh file yang Anda unggah dengan mengeklik tombol Lihat (ikon mata).
Jika sudah yakin seluruh data benar, klik tombol Kirim Pengajuan di bagian pojok kanan bawah.
Status pengajuan Anda akan berubah menjadi Diajukan (Submitted) dan seluruh berkas Anda akan terkunci otomatis (tidak dapat dihapus atau diubah lagi selama proses verifikasi berlangsung).
6. Proses Revisi Dokumen
Apabila tim verifikasi menemukan berkas yang tidak sesuai, status pengajuan Anda akan berubah menjadi Perlu Revisi dan Anda akan menerima notifikasi sistem.
Langkah melakukan revisi:
Buka kembali menu Pengajuan Beasiswa.
Cari dokumen yang berstatus Tidak Valid (Merah). Baca catatan revisi yang ditulis oleh verifikator di bawah dokumen tersebut.
Klik tombol Hapus (ikon tempat sampah) pada dokumen yang tidak valid tersebut.
Siapkan berkas baru yang telah diperbaiki, unggah kembali pada kolom persyaratan tersebut.
Klik kembali tombol Kirim Pengajuan untuk mengirim ulang berkas hasil revisi Anda. Status pengajuan akan berubah menjadi Revisi Terkirim.
Contoh tampilan berkas yang ditolak dengan catatan verifikator untuk diperbaiki.
Penjelasan Status Pengajuan Beasiswa
Status | Arti & Tindakan Mahasiswa |
|---|---|
Draf (Draft) | Berkas sedang dilengkapi. Mahasiswa masih bebas menambah atau menghapus berkas. |
Diajukan (Submitted) | Pengajuan telah dikirim ke panitia. Berkas terkunci dan tidak dapat diubah. |
Ditinjau (Reviewed) | Berkas sedang dalam proses pemeriksaan dokumen oleh tim verifikator. |
Perlu Revisi (Needs Revision) | Terdapat berkas yang tidak valid. Mahasiswa wajib memperbaiki berkas tersebut dan mengirimkannya kembali. |
Revisi Terkirim (Revised) | Mahasiswa telah mengirimkan berkas hasil revisi dan menunggu pemeriksaan ulang. |
Terverifikasi (Verified) | Berkas pendaftaran dinyatakan lengkap, valid, dan lolos tahap seleksi berkas. |
Diterima (Accepted) | Selamat! Mahasiswa secara resmi dinyatakan lolos sebagai penerima beasiswa periode ini. |
Ditolak (Rejected) | Pengajuan beasiswa ditolak (tidak lolos seleksi berkas atau hasil perangkingan nilai akhir). |
Dibatalkan (Cancelled) | Pengajuan dibatalkan secara sepihak oleh mahasiswa atau dibatalkan otomatis oleh sistem. |
Kendala yang Sering Terjadi dan Solusinya
Kendala | Penyebab Umum | Solusi |
|---|---|---|
Tombol Kirim Pengajuan tidak aktif | Ada berkas dengan status Wajib yang belum diunggah sama sekali. | Periksa daftar persyaratan kembali. Pastikan seluruh dokumen berlabel Wajib memiliki minimal 1 file terunggah. |
Gagal mengunggah dokumen (Muncul error) | Ukuran file melebihi 1 MB, format file tidak sesuai, atau koneksi internet terputus. | 1. Perkecil ukuran file dokumen Anda di bawah 1 MB. |
Tombol Hapus dokumen tidak muncul | Dokumen berstatus Valid (Hijau), atau status pengajuan Anda saat ini adalah Diajukan, Ditinjau, atau Terverifikasi. | Dokumen yang sudah disetujui (Valid) atau pengajuan yang sedang diproses tidak dapat dihapus demi integritas data pendaftaran. |
Template dokumen kosong atau salah data | Data biodata mahasiswa belum tersimpan dengan benar saat pengisian profil. | Kembali ke menu Biodata dan periksa kembali langkah demi langkah. Pastikan Anda klik Simpan pada setiap langkah wizard. |