Panduan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Mahasiswa

Panduan ini menjelaskan langkah-langkah bagi mahasiswa penerima beasiswa (Awardee) untuk melaporkan penggunaan dana beasiswa melalui menu Pertanggungjawaban di portal SICERDAS.

Alur Utama Pertanggungjawaban (LPJ)

1. Prasyarat Pelaporan LPJ

Untuk dapat menyusun dan mengirimkan laporan pertanggungjawaban, Anda harus memenuhi kriteria berikut:

1. Berstatus Awardee Aktif: Anda tercatat sebagai penerima beasiswa pada periode beasiswa berjalan.

2. Biodata Lengkap (100%): Seluruh kolom profil biodata wajib terisi lengkap.

3. Periode PJ Sedang Dibuka: Pemerintah Kota Cilegon telah membuka jadwal pelaporan pertanggungjawaban dana.

Jika prasyarat di atas belum terpenuhi, halaman pertanggungjawaban akan menampilkan pesan pemblokiran seperti di bawah ini:

 Klik Lengkapi Biodata terlebih dahulu jika kelengkapan biodata Anda belum mencapai 100%.

2. Langkah-Langkah Pengisian LPJ Wizard

Pelaporan menggunakan Wizard 4 Langkah interaktif guna memudahkan pengelompokan informasi.

Langkah 1: Informasi Umum

Langkah ini merekam kemajuan studi terbaru Anda serta besaran biaya pendidikan berjalan.

1. Buka menu Pertanggungjawaban di bilah menu kiri dashboard Anda.

2. Lengkapi isian form berikut:

   • Semester: Masukkan semester berjalan saat ini (angka 1 s.d. 14).

     • Aturan Paritas: Semester yang diinput harus sesuai dengan paritas ganjil/genap dari periode LPJ aktif (misal: jika periode aktif adalah Semester Ganjil, Anda hanya diperbolehkan memasukkan angka ganjil seperti 3, 5, 7).

     • Batas Maksimal: Jenjang D3 maksimal semester 6; jenjang S1/D4 maksimal semester 8.

     • Aturan Progres: Semester laporan harus lebih tinggi dari semester laporan periode sebelumnya.

   • IPK: Masukkan nilai IPK terakhir Anda (desimal dipisahkan titik, contoh: 3.75).

   • Nilai UKT Terbaru: Masukkan nominal UKT semester ini (cukup ketik angkanya saja).

 Klik tombol Lanjut untuk melangkah ke pengisian berikutnya.

Langkah 2: Rincian Pengeluaran

Langkah ini merekam secara rinci pos belanja penggunaan dana beasiswa disertai bukti kwitansi transaksi yang sah.

1. Klik tombol Tambah Rincian di bagian kanan atas untuk membuat baris belanja baru.

2. Aturan Kategori Pengeluaran:

   • Kategori Pendidikan: Wajib diisi tepat satu rincian untuk UKT/SPP. Sistem akan mengunci uraian belanja menjadi "UKT/SPP" secara otomatis.

   • Kategori Penunjang: Digunakan untuk mencatat pengeluaran pendukung (ATK, kuota internet, buku, transportasi, kos/akomodasi, dll) jika nominal dana beasiswa yang diterima melebihi nilai UKT Anda.

3. Isi kolom rincian:

   • Kategori: Pilih Pendidikan atau Penunjang.

   • Uraian: Pilih kategori penunjang yang sesuai dari dropdown.

   • Nominal Pengeluaran: Ketik nominal rupiah pengeluaran tersebut.

   • Upload Bukti: Unggah berkas scan kwitansi/bukti pembayaran resmi (format PDF, JPG, PNG; ukuran maksimal 1 MB).

4. Batas Maksimal Belanja:

   • Total rincian pengeluaran tidak boleh melebihi nilai UKT terbaru Anda atau nominal dana beasiswa yang Anda terima.

1. Unduh Template Surat Laporan:

   • Setelah minimal satu rincian tersimpan, tombol Download Template Surat Laporan akan muncul di bagian bawah.

   • Unduh berkas PDF tersebut. Dokumen ini adalah lembar pertanggungjawaban resmi yang sudah terisi otomatis berdasarkan rincian pengeluaran Anda.

   • Cetak, tanda tangani dokumen tersebut, lalu scan kembali untuk diunggah pada Langkah 3.

Langkah 3: Checklist Persyaratan PJ

Langkah ini mengumpulkan dokumen formal pertanggungjawaban beasiswa.

1. Pada bagian ini, Anda wajib mengunggah file bukti persyaratan:

   • Kartu Hasil Studi (KHS) (Wajib): Scan KHS semester terbaru yang telah disahkan/dicap basah kampus.

   • Surat Laporan Penggunaan Dana Beasiswa (Wajib): File scan dari template Surat Laporan PJ yang telah Anda unduh dari Langkah 2 dan Anda tanda tangani.

   • Surat Keterangan Masih Aktif Kuliah (Opsional).

2. Format Dokumen: PDF, JPG, atau PNG dengan ukuran maksimal 5 MB per berkas.

Langkah 4: Review dan Submit Laporan

Langkah terakhir merupakan halaman konfirmasi rangkuman pelaporan.

1. Periksa kembali kecocokan data semester, IPK, nilai UKT, total rincian belanja, serta kelengkapan file pada checklist.

2. Jika sudah sesuai, klik tombol Submit Laporan PJ.

3. Status laporan akan berubah menjadi Diajukan (Submitted) dan seluruh isian serta berkas akan terkunci otomatis dari penyuntingan.

 Tampilan tinjauan data sebelum dikirim.

3. Proses Revisi Laporan

Apabila tim pemeriksa menemukan ketidaksesuaian berkas atau kwitansi, status laporan Anda akan berubah menjadi Perlu Revisi:

1. Akses menu Pertanggungjawaban.

2. Periksa kolom isian atau file yang bertanda Tidak Valid (Merah) dan baca catatan revisi verifikator.

3. Hapus berkas kwitansi/bukti yang salah, kemudian unggah kembali bukti perbaikan yang benar.

4. Klik kembali tombol Submit Laporan PJ di Langkah 4 untuk mengirim ulang revisi. Status akan berubah menjadi Revisi Terkirim.

Penjelasan Status Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Kendala yang Sering Terjadi dan Solusinya

• Gagal validasi semester (Pesan: "Semester harus ganjil/genap"): Pastikan input semester Anda sesuai dengan paritas semester periode LPJ yang sedang berjalan (Contoh: jika periode berjalan adalah ganjil, masukkan angka ganjil seperti 3, 5, atau 7).

• Gagal simpan rincian (Pesan: "Wajib memiliki tepat satu kategori Pendidikan"): Setiap laporan LPJ wajib memasukkan tepat satu baris belanja untuk UKT/SPP dengan kategori pilihan Pendidikan. Tidak boleh kurang dan tidak boleh lebih.

• Gagal simpan rincian (Pesan: "Total rincian melebihi nominal diterima"): Jumlah akumulasi nominal belanja pada Langkah 2 tidak boleh melebihi nilai UKT semester berjalan Anda atau nominal beasiswa yang Anda terima.

• Tombol "Download Template Surat Laporan" tidak muncul: Tombol download baru akan tampil di bagian bawah Langkah 2 setelah Anda mengisi minimal satu baris rincian belanja dan nominalnya.